第一条  为规范学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）和省财政厅、档案局《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》（财会〔2017〕39号）等文件要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条  学校、校有企业及独立设置财务机构的单位管理会计档案适用本办法。

第三条  本办法所称会计档案是指在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条  学校财务处和档案馆负责学校及所属单位会计档案的管理，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第五条 学校可以利用计算机、网络通讯等信息技术手段管理会计档案。

第六条  会计资料的归档范围为：

（一）会计凭证，记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，包括原始凭证、记账凭证。

原始凭证是指经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务发生或完成情况的文字凭据，包括自制原始凭证和外来原始凭证。

记账凭证是根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的分录凭单。

（二）会计账簿，由一定格式账页组成的，已经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济事项的簿籍，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

（三）财务会计报告，反映本单位某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括财务报表和其他应当在财务报告中披露的相关信息和资料，可分为月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

校有企业（含企业化管理的二级单位）的财务报告至少包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注。

学校及独立设置财务机构的事业法人单位的财务报告至少包括资产负债表、收入费用表、现金流量表、附注以及决算报告等。

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料（如现金盘点表、支票盘点表、固定资产盘点表、财务印章保管登记表等）。

第七条 运用计算机等电子设备生成的电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告等会计资料，符合财政部、国家档案局令第79号——《会计档案管理办法》第八条要求的，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

第八条 财务部门（含独立设置的财务机构，下同）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理归档，编制会计档案保管清册。

第九条 财务部门必须设置会计档案管理岗位。学校财务处设置专职会计档案管理人员，其他独立设置的财务机构可以配备兼职会计档案管理人员，负责本单位会计资料的整理立卷、编制会计档案管理清册和日常档案管理。出纳人员不得兼管会计档案。

第十条 财务处负责学校会计档案的日常管理，指导及监督其他独立设置的财务机构会计档案管理工作，具体包括归档会计资料的收集、分类、组卷、复核装订、整理归档、编制档案保管清册，以及会计档案的临时保管、会计档案的移交和利用等工作。

第十一条 财务部门要建立科学、规范、严格的归档资料传递程序。属于归档范围的会计资料移送档案管理员前，会计资料形成单位（科室）负责会计资料的保管，保证归档会计资料真实、完整；会计资料移送档案员时，应编制会计资料移交清单，并办理交接登记手续。

（一）会计凭证的整理归档。记账凭证形成后及时移送档案管理员，最长不超过30天。会计凭证形成单位（科室）依据一定规则，按年分月将若干附有原始凭证的记账凭证、记账凭证汇总表连同会计凭证封面封底移送档案管理员整理、装订，每卷厚度一般不超过20mm。装订完成后，编号、规范填写会计凭证封面、凭证盒正面和盒脊、装盒上架。数量多时，每月可装订多卷。

（二）会计账簿的整理归档。各种会计账簿在办理完年度结账后，在会计年度终了45日内编制移交清册，移交档案管理员整理、装订、归档。会计账簿一本为一卷，每一卷加装“会计账簿封面”，按年度统一编写档号、填写会计账簿封面、备考表、会计档案盒正面和盒脊，装盒上架。案卷排列顺序依次为总账、库存现金日记账、银行存款日记账、明细账等。

（三）财务会计报告的整理归档。会计报告编制完成并按时报送后，60日内移送档案管理人员整理、装订、归档。

财务会计报告整理归档参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），以件为单位归档整理。每份财务会计报告均应装订成册，按照不同保管期限分别排列、编号、编目、装盒，每卷都要编写页码、编号、加盖归档章、编目、填写备考表和档案盒正面和盒脊。不同保管期限的报告分别装入不同的档案盒内，严禁混装。

（四）其他会计资料的整理归档。和财务会计报告的整理方法相同，即区分保管期限，根据事由和时间顺序，将有关会计资料以件为单位进行分类、排列、装订、编页、编号、加盖档号章、编目、填写备考表和档案盒正面和盒脊、装盒。

会计资料归档后，及时按年度编制《会计档案保管清册》。

会计资料分类、会计档案编号执行《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》的有关规定，会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求执行《会计档案案卷格式》（DA/T39）。

电子会计资料的整理方法按照《电子文件归档与电子档案管理规范》《数字档案室建设指南》等有关规定执行。

第十二条 运用计算机等电子设备生成的电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告等会计资料。如果不符合财政部、国家档案局令第79号--《会计档案管理办法》第八条规定，必须遵循“双套制”原则，形成一套纸质资料归档。

第十三条　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由单位财务部门临时保管一年，再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，应经档案馆同意。财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。

临时保管期间，财务部门应编制完整的档案管理清册，按国家档案管理的有关规定做好会计档案的管理。

第十四条  会计档案移交是指单位财务部门将会计档案送交学校档案馆保管的过程。临时保管期满，财务部门应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限等内容，及时将会计档案移交学校档案馆。

交接会计档案时，交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，交接双方单位负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应在会计档案移交清册上签章。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案馆接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十五条 独立设置财务机构的单位的会计档案，在学校财务部门的监督、指导下，与学校会计档案一道移交学校档案馆。

第十六条  会计档案是记录和反映单位经济业务发生情况的重要资料和证据，在进行会计档案查阅、复制、借出时必须履行登记手续，必须确保会计档案的安全和保密，严禁篡改和损坏。

第十七条  因工作需要查阅或复制会计档案时，必须持单位公函,经学校财务部门批准后，会计档案管理单位方可受理。任何单位、个人未经批准，不得擅自查阅或复制会计档案资料。

查阅或复制会计档案必须办理登记手续，查阅或复制的内容仅限于公函确认的范围。

本单位财务人员因工作需要查阅或复制会计档案，必须经分管会计档案的处长同意，并做好登记。

查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十八条  会计档案一般不得借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，须经校长同意，并按照规定办理登记手续。

原始凭证不得外借。需要使用原始凭证时，经财务部门负责人批准，可以复制。对外提供的原始凭证复制件须在专设的登记簿上登记，并由提供人和收取人共同签章。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十九条 已经整理归档的会计档案，任何人不得私自涂改、拆封、抽换。尚未归档的会计档案，需要拆封重新整理的，必须说明原因和需要重新整理的内容，报财务部门负责人批准后，在会计档案管理人员的监督下重新整理，同时做好相关记录。

第二十条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为10年、30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第二十一条 学校每5年对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，重新划定保管期限；对保管期满、确无保存价值的会计档案，可以销毁。

学校成立由校长任组长、档案馆、财务处、审计处、监察处等部门负责人和有关专家、技术人员为成员的档案鉴定小组，组织并实施会计档案鉴定工作。

第二十二条 会计档案鉴定由档案馆会同财务处按如下按程序进行：

（一）对到期会计档案进行逐卷、逐份阅读，根据每份文件的价值的作用，提出销毁或继续保存期限的初步鉴定结论报送单位档案鉴定小组。

（二）档案鉴定小组对初步鉴定结论进行讨论审定，形成正式鉴定意见书。对仍需继续保存的会计档案，应当审定新的保管期限；对确无保存价值的会计档案，审定销毁。

（三）鉴定意见书应当包括如下内容：被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数量和主要内容、鉴定情况概括；销毁或延长保管期限档案的主要理由；编制或审定《会计档案销毁清册》；列明单独抽出立卷或转存的会计档案。

第二十三条  经学校批准，对经鉴定可以销毁的会计档案，按照以下程序销毁：

（一）学校档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）校长、档案馆馆长、财务处长以及档案馆、财务处的经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）学校档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由学校档案馆、财务处和信息系统管理部门共同派员监销。

第二十四条 销毁会计档案应在国家指定的销毁地点或安全的场所采用国家认定的销毁设备上进行。会计档案销毁时，应采取安全的运输方式，途中有单位保卫部门人员押运。如有未解密的会计档案，应按照密级文件的运输办法办理。监销人员应始终在现场监督销毁过程，直至被销毁的会计档案无法恢复时，方可离开。

　　第二十五条  保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十六条  学校内设机构撤销、合并或分立的，在办理撤销、合并或分立前，应将属于归档范围的会计资料整理归档，与撤销、合并或分立前已经形成的会计档案一道妥善保管，编制会计档案移交清册，按档案管理有关规定将会计档案移送档案馆。

　　撤销、合并或分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务的单位保存，并按照规定办理交接手续。

因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，承接业务的单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

第二十七条  其他单位与学校或二级单位之间交接会计档案时，应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十八条  违反本办法规定的单位和个人，依据《会计法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规处理、处罚。

（一）有下列情形的，学校将根据情节及危害程度，依据《会计法》的有关规定对责任单位和责任人进行处理处分；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

1.未按照规定保管会计资料，致使会计资料损毁、灭失的；

2.隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告；

3.其他违反会计档案管理法纪的行为。

（二）有下列情形的，学校将根据情节及危害程度，依据《档案管理违法违纪行为处分规定》对责任单位和责任人行政处分；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

1.损毁、丢失，或涂改、伪造会计档案的，或擅自从会计档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

2.擅自提供、抄录、公布、销毁会计档案的，或者出卖或倒卖、转让会计档案牟利的；

3.不按规定归档或者不按期移交会计档案的；

4.明知会计档案面临危险而不采取措施，或档案工作人员玩忽职守，造成会计档案损失的；

5.将应当归档的会计资料或将会计档案据为己有，拒绝交档案管理机构或档案管理人员的；

6.会计档案安全事故发生后，不及时组织抢救的，或隐瞒不报、虚假报告的，或干扰阻挠有关部门调查的；

7.其他违反档案管理法纪的行为。

第二十九条 本办法由财务处、档案馆负责解释，自颁布之日起实施。

 

附件：1.会计档案保管期限表

2.《会计档案移交清册》格式

3.《会计档案保管清册》格式

4.《会计档案销毁清册》格式

5.《借阅档案登记表》格式

6.《记账凭证汇总表》格式

7.《会计凭证封面》格式

8.《会计账簿封面》格式

9.《会计凭证盒》正面格式

10.《会计凭证盒》盒脊格式

11.《会计档案盒》正面格式

12.《会计档案盒》盒脊格式

13.《会计档案案卷目录》格式

14.《会计档案文件目录》格式

15.《卷内备考表》格式

16.《归档章》格式